Unklare Zuständigkeit am Zugang
Ein Zugang für alle öffnet zu viel; getrennte Rollen für Service und Station passen besser zur Aufgabe.
Für Feste mit vielen Freiwilligen
Helferzugänge einrichten und die erste Schicht gemeinsam testen
Kellner:innen und Stationen melden sich mit ihrem Namen und einer PIN an; Eigentümer:in und Mitorganisator:innen nutzen ihr eigenes Konto. Der folgende Ablauf zeigt, wie ihr die Zugänge anlegt, den Helfer-Link sicher weitergebt, die passende Ansicht öffnet und eine Testbestellung durchspielt. Den Dienstplan und die Schichtplanung erledigt ihr separat – Bierblock zeigt Bestellungen und ihren Bearbeitungsstand.
Arbeitsmittel
Schichtübergabe ohne Zugangsdaten
Nutzt eine Zeile pro Station oder Arbeitsbereich. Haltet offene Bestellungen, Rückfragen und die Geräteprüfung fest. Den Schichtplan mit Zeitfenstern und Übergabe-Überlappung erstellt ihr im kostenlosen Werkzeug unter Arbeitsmittel; die App selbst plant keine Schichten.
Keine PINs oder Passwörter in dieses Blatt eintragen. Zugänge nur über den vereinbarten sicheren Weg teilen.
| Schritt oder Eintrag | Abgebende Person | Übernehmende Person | Offene Bestellungen / vorbereitete Positionen | Rückfragen | Gerät und Zugang geprüft | Zeit |
|---|---|---|---|---|---|---|
Die Tabelle lässt sich horizontal verschieben.
Einträge werden nicht gespeichert. Druckt das ausgefüllte Blatt vor dem Neuladen aus oder notiert die Angaben separat.
Das Problem
Wo die Helferübergabe hängen bleibt
Nicht die Anzahl der Helfer ist das Problem, sondern unklare Zugänge und ein fehlender gemeinsamer Stand bei der Übergabe.
Link und PIN gehen im Chat unter
Wer beides zusammen in eine offene Gruppe stellt, kann später nicht mehr nachvollziehen, wer den Zugang wirklich nutzt.
Die erste Bestellung wird erst im Betrieb getestet
Dann zeigt sich, ob Getränk und Speise an der richtigen Station ankommen – oft zu spät.
Die Lösung
So richtet ihr die Zugänge ein
Legt vor dem Fest Produkte, Preise und Stationen an. Erstellt dann pro Kellner:in und pro Station einen eigenen Zugang. Ein Stationszugang ist genau einer Station zugeordnet. Die Eigentümerin oder der Eigentümer arbeitet mit dem eigenen Konto; Mitorganisator:innen werden per E-Mail eingeladen und melden sich mit ihrem eigenen Konto an.
Zugang passend zur Aufgabe anlegen
Kellner:innen brauchen einen Namen und eine PIN; Stationen zusätzlich die Zuordnung zu ihrer Station.
Link und PIN getrennt weitergeben
Kopiert den Helfer-Link oder druckt den QR-Aushang. Die PIN nennt ihr der Person separat – nicht in einer offenen Gruppe.
Erste Bestellung gemeinsam testen
Öffnet die Ansicht mit dem Helfer und spielt eine Bestellung mit Getränk und Speise durch, bevor der Betrieb startet.
Vorteile auf einen Blick
Dabei hilft euch diese Seite
- Jede Person bekommt nur den Zugang für ihre Aufgabe
- Link und PIN bleiben getrennt und nachvollziehbar
- Ein Testauftrag zeigt Lücken, bevor der Betrieb beginnt
Fiktives Beispiel
Beispiel aus dem Festalltag
Vom Zugang zur ersten Testbestellung
Das fiktive Beispiel-Fest zeigt die Reihenfolge: Zugänge anlegen, Link weitergeben, Stationsansicht öffnen und eine Bestellung durchspielen. Alle sichtbaren Namen sind Testdaten; PINs sind verdeckt.
- 01
Zugänge pro Rolle anlegen
Unter „Team & Zugänge“ steht im Beispiel ein Kellnerzugang „Anna (Test)“; der Reiter „Stationen“ zählt einen weiteren Zugang. Ein Stationszugang gehört zu genau einer Station. Die PIN ist in der Liste nur als Punktfolge sichtbar; sie wird beim Anlegen erzeugt. Mitorganisator:innen erscheinen im eigenen Reiter und nutzen ihr Konto statt einer PIN.
Team & Zugänge mit Testzugang; die PIN ist verdeckt, die Reiter zeigen je einen Stations- und Mitorganisator-Zugang. - 02
Link und PIN getrennt weitergeben
Über „Helfer-Zugang teilen“ kopiert ihr den Link oder druckt den QR-Aushang. Gebt den Link und die PIN getrennt weiter: zum Beispiel den Link im Dienstplan und die PIN direkt an die Person. So bleibt sichtbar, wer den Zugang erhalten hat. Der Helfer öffnet den Link, tippt seinen Namen und die PIN ein und landet in seiner Ansicht.
Link kopieren oder QR-Aushang drucken – die PIN gehört nicht auf dasselbe Blatt. - 03
Stationsansicht öffnen und Testbestellung prüfen
Kellner:innen wählen nach der Anmeldung einen Tisch und legen eine Testbestellung an. Im Beispiel-Testlauf erreicht die Bestellung Tisch 3 mit einem Bier 0,3 l als Ticket die Station Kellnertheke. Ein Stationszugang sieht nur seine Positionen und setzt sie auf „In Arbeit“ und „Fertig“. Prüft nach dem Senden, ob Getränk und Speise an der richtigen Station ankommen. Erst danach beginnt der echte Betrieb.
Stationskarte der Testbestellung: Tisch 3, Bier 0,3 l, Status Offen. - 04
Nach dem Fest: erfasste Mengen je Person
„Mengen pro Helfer:in“ zählt die erfassten Artikel je Person, nicht kassiertes Geld, Ausgabe oder Arbeitszeit. Im Beispiel liegt Petra (Kellner:in) mit 709 Einheiten und 4.224,26 € vorne, 263 von 267 Bestellungen abgeschlossen, 1 storniert. Dahinter folgen Berni mit 708 und Markus (Station) mit 687 Einheiten. Nutzt die Zahlen als Rückblick auf die Aufnahme, nicht als Leistungsbewertung.
Mengen pro Helfer:in im Beispiel-Fest.
Alle Aufnahmen stammen aus dem fiktiven Beispiel-Fest „Feuerwehrfest am Dorfplatz“ in der echten App. Team & Zugänge zeigt Testzugänge, die PIN ist verdeckt; das Stations-Ticket stammt aus einer Testbestellung mit dem Kellnerzugang. Die Helferauswertung zählt erfasste Artikel; sie belegt weder Ausgabe noch Zahlung oder Arbeitszeit.
Häufige Fragen
Was Veranstalter oft fragen.
Alles zur Einrichtung, Nutzung und zu den Kosten.
- Müssen sich Helfer bei Bierblock registrieren?
- Kellner:innen und Stationszugänge brauchen kein Konto. Sie öffnen den Helfer-Link und melden sich mit ihrem Namen und der PIN an. Die Eigentümerin oder der Eigentümer nutzt das eigene Konto; Mitorganisator:innen erhalten vorher eine E-Mail-Einladung und melden sich mit ihrem eigenen Konto an.
- Kann ich Helfern verschiedene Rollen zuweisen?
- Ja. Ihr legt Zugänge als Kellner:in oder Station an. Ein Stationszugang ist genau einer Station zugeordnet. Admin-PINs werden heute nicht mehr neu angelegt; vorhandene Altbestände bleiben. Die Eigentümerin oder der Eigentümer und Mitorganisator:innen nutzen ihr Konto mit den erteilten Rechten. Die Produktzuordnung bestimmt, an welcher Station ein Artikel erscheint, nicht den Dienstplan oder die Zuständigkeit für Rückfragen.
- Was, wenn ein Helfer das falsche Getränk antippt?
- Prüft und korrigiert eine Bestellung vor dem Absenden. Danach hängt eine Stornierung von Helferrolle und Status der Position ab.
- Kann ich den Helfern einen Link per WhatsApp schicken?
- Ja, aber teilt Link und PIN getrennt. Ein Link in einer offenen Gruppe ist schnell weitergeleitet; die PIN sollte nur die Person erhalten, die den Zugang nutzt. Prüft Rolle, Gerät und Anmeldung vor der Schicht.
- Wie viele Helfer können gleichzeitig aktiv sein?
- Die bezahlten Tarife berechnen keine separate Gebühr pro Helfer oder Station. Wie viele Geräte in eurem Einsatz zuverlässig zusammenarbeiten, hängt auch von Geräten, Verbindung und Ablauf ab. Testet deshalb eure geplante Besetzung am Veranstaltungsort.
- Was zählt die Helferauswertung?
- Sie zählt erfasste Artikel je Person und Zeitraum. Sie zeigt nicht, wer etwas ausgegeben, kassiert oder gearbeitet hat; Stationsstatus und Zahlungen sind getrennte Vorgänge.
- Plant Bierblock auch die Schichten?
- Nein. Die App verwaltet Zugänge, Bestellungen und deren Bearbeitungsstand. Einen Schichtplan mit Zeitfenstern und Übergabe-Überlappung erstellt ihr im kostenlosen Website-Werkzeug unter Arbeitsmittel; den persönlichen Dienstplan führt ihr separat.
Bereit?
Schaut euch an, wie euer Team damit bestellt.
Öffnet die öffentliche Demo und lernt Bestellaufnahme, Küche und Schank kennen. Dafür braucht ihr kein Konto. Wenn ihr euren eigenen Ablauf vorbereiten möchtet, könnt ihr anschließend ein Test-Event zusammenstellen.
Demo ohne Anmeldung öffnenEigenes Test-Event zusammenstellen
Ohne Konto beginnen. Zum Speichern registrieren. Eigene Demo-Events erlauben bis zu 20 Testbestellungen.
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