Können mehrere Vereine ein Event gemeinsam nutzen?

Ja, mehrere Gruppen können in einem gemeinsam verantworteten Event arbeiten. Legt vorher fest, wer das Event mit Konto verwaltet, welche Personen als Mitorganisator:innen eingeladen werden und welche Helfer:innen einen PIN erhalten. Ein Event bleibt eine Verantwortung mit einem Konto.

Trennt eine eigene Station die Vereine voneinander?

Nein. Eine Station ist eine Ausgabe innerhalb des Events, kein eigenes Konto und keine getrennte Abrechnung. Wenn ein Verein eigene Daten und eigene Verantwortung braucht, ist ein eigenes Event der passende Weg.

Was dürfen Mitorganisator:innen?

Sie melden sich mit ihrem eigenen Konto an und sehen die Seiten, die der Owner für sie freigibt, etwa Monitor, Tische, Bestellungen oder Auswertung. Einladen, entfernen und Berechtigungen ändern bleibt beim Owner. Helfer:innen mit PIN sind davon getrennt.

Wie bekommen Helfer:innen Zugang?

Der Event-Verantwortliche teilt den Helfer-Link oder den QR-Aushang aus. Helfer:innen geben ihren Namen und ihre PIN ein und sind sofort im Event. Die PIN ist ein Bedienzugang; sie berechtigt nicht zur Verwaltung des Events.

Ist die Stationsauswertung eine Abrechnung zwischen den Vereinen?

Nein. Sie zeigt erfasste Mengen und Bestellwerte je Ausgabe. Beiträge, Kosten, Bargeld und Gewinn stehen nicht darin; dafür braucht es eigene Aufzeichnungen. Die Auswertung ist eine gemeinsame Gesprächsgrundlage, keine Vereinsabrechnung.

Was passiert beim Schichtwechsel?

Offene, laufende und fertige Positionen bleiben an der Ausgabe sichtbar. Geht die Karten beim Wechsel gemeinsam durch und klärt, wer sie übernimmt. Einen automatischen Schichtwechsel gibt es nicht; die Übergabe bleibt eine Absprache im Team.

Für Dorfgemeinschaften, Vereine und Festausschüsse

Dorffest-Software: mehrere Gruppen in einem verantworteten Fest

Beim Dorffest helfen Feuerwehr, Musikverein und Kirchengemeinde oft am selben Abend. Bierblock verbindet ihre Ausgaben in einem Event: Jede Station sieht ihre zugeordneten Bestellungen, Helfer öffnen das Event mit Name und PIN, Mitorganisator:innen mit eigenem Konto. Ein Stationsname trennt aber keine Vereinsdaten und keine Abrechnung. Klärt vor dem Fest, wer das Event verantwortet und wie ihr die Stationsrückschau gemeinsam lest.

Das Problem

Wo die gemeinsame Verantwortung unklar wird

Das Fest gehört allen, das Event gehört einem Konto. Genau dazwischen entstehen die Missverständnisse.

Wer darf was?

Drei Gruppen bringen Helfer, aber nur eine Person verwaltet Zugänge und Produkte. Ohne benannte Zuständigkeit fragt jede Gruppe bei jemand anderem nach.

Station ist nicht Verein

Eine eigene Küche im Event sieht eigene Bestellungen. Sie ist trotzdem kein eigenes Vereinskonto und keine getrennte Abrechnung.

Nach dem Fest fehlt die gemeinsame Zahl

Jede Gruppe kennt ihren Ausschank, niemand den Gesamtstand. Die Stationsrückschau hilft beim Gespräch, ersetzt aber keine Kassenabrechnung.

Die Lösung

So arbeitet das Festteam in einem Event

Ein verantwortetes Event, klar benannte Ausgaben, zwei Zugangsarten und eine Rückschau, die alle gemeinsam lesen.

Gemeinsame Leitung benennen

Eine Person oder ein kleines Team hält das Event mit Konto, Produkten und Zugängen. Mitorganisator:innen werden per E-Mail eingeladen und sehen nur die freigegebenen Seiten.

Helferverwaltung

Ausgabe nach Ort, Zugang nach Gruppe

Die Ausgabe heißt nach dem Ort (Ausschank, Küche, Kaffee & Kuchen), der Zugang nach der Gruppe (Feuerwehr, Musikverein, Kirche). Jede Ausgabe bekommt ihre Produkte; am Ticket erkennt das Team den Ort, am Zugang die Zuständigkeit.

Zwei Zugänge, zwei Zwecke

Helfer:innen öffnen die Weitergabe-Seite mit Name und PIN. Mitorganisator:innen melden sich mit ihrem eigenen Konto an. Beides ist Bedienzugang, kein Eigentum am Event.

Rückschau gemeinsam lesen

Die Stationsauswertung zeigt erfasste Mengen und Bestellwerte je Ausgabe. Sie ist Gesprächsgrundlage; Beiträge, Kosten und Bargeld gleicht ihr mit eigenen Aufzeichnungen ab.

Vereinsfest-Auswertung

Wie werden die Gruppen im Event sichtbar?

Drei Stationen heißen nach dem Ort: Ausschank, Küche, Kaffee & Kuchen. Der Stationszugang trägt die Gruppe: Feuerwehr, Musikverein, Kirche. Jeder Zugang hängt an einer Ausgabe; der Tab „Mitorganisatoren“ ist eine andere Ebene. Ein Stationszugang ist eine Bedien-PIN, kein Vereinskonto.

Beobachtung: Team & Zugänge: Stationen 3 (Zugänge Feuerwehr → Ausschank, Musikverein → Küche, Kirche → Kaffee & Kuchen), Kellner:innen 1, Mitorganisatoren 1.
Nächster Prüfschritt: Eine Testrunde senden und prüfen, ob jede Ausgabe nur ihre Position sieht.

Verwaltung Team & Zugänge mit drei Stationszugängen: Feuerwehr für den Ausschank, Musikverein für die Küche, Kirche für Kaffee & Kuchen — Drei Ausgaben mit je einem Gruppen-Zugang – alle im selben Event, ohne eigene Vereinskonten (Testdaten).

Was sieht die Feuerwehr an ihrer Ausgabe?

Die Runde Nr. 1 von Tisch 12 enthält Bier, Bratwurst und Kuchen. Am Ausschank erscheint nur das Bier: 1 Bier 0,3 l für 4,00 €, erfasst von Anna (Feuerwehr). Weitere Runden zeigen offene und laufende Arbeit für die Übergabe.

Beobachtung: Ausschank: Nr. 1 Tisch 12, 1× Bier 0,3 l, 4,00 €, Offen, erfasst von Anna (Feuerwehr); Nr. 5 Tisch 8 offen, Nr. 2 Tisch 5 in Arbeit.
Nächster Prüfschritt: Prüfen, dass Bratwurst und Kuchen an dieser Ausgabe nicht auftauchen.

Ausschank mit Bestellung Nr. 1 für Tisch 12, 1× Bier 0,3 l für 4,00 Euro, erfasst von Anna (Feuerwehr), daneben weitere offene und laufende Getränkebestellungen — Die Feuerwehr sieht nur Getränke, aber alle offenen Runden mit Tisch, Nummer und erfassender Person (Testdaten).

Wie sieht der Musikverein seine Speisen?

An der Küche steht von derselben Runde Nr. 1 nur die Bratwurst: 1 Artikel für 4,50 €. Ein weiterer Auftrag ist bereits fertig, ein anderer in Arbeit. Getränke und Kuchen fehlen hier.

Beobachtung: Küche: Nr. 1 Tisch 12, 1× Bratwurst, 4,50 €, Offen; Nr. 3 Tisch 19 in Arbeit, Nr. 6 Tisch 31 fertig.
Nächster Prüfschritt: Eine Speise fertig melden und prüfen, dass die Getränke an der Feuerwehr unberührt bleiben.

Küche mit Bestellung Nr. 1 für Tisch 12, 1× Bratwurst für 4,50 Euro, dazu offene, laufende und fertige Speisebestellungen — Der Musikverein arbeitet nur Speisen ab, unter derselben Bestellnummer wie die anderen Ausgaben (Testdaten).

Was bekommt die Kirchengemeinde?

Der Kuchen aus Runde Nr. 1 landet bei Kaffee & Kuchen: 1 Artikel für 2,50 €. Dort stehen zusätzlich ein laufender Auftrag und eine bereits übergebene Runde. So bleibt jede Gruppe bei ihren Produkten, ohne die fremden Positionen zu sehen.

Beobachtung: Kaffee & Kuchen: Nr. 1 Tisch 12, 1× Kuchen, 2,50 €, Offen; Nr. 2 Tisch 5 in Arbeit, Nr. 4 Tisch 23 fertig.
Nächster Prüfschritt: Beim Schichtwechsel die offenen Karten dieser Ausgabe gemeinsam durchgehen.

Kaffee & Kuchen mit Bestellung Nr. 1 für Tisch 12, 1× Kuchen für 2,50 Euro, daneben weitere Kaffee- und Kuchenbestellungen — Die dritte Gruppe sieht nur Kaffee und Kuchen; die Bestellnummer verbindet sie mit derselben Runde (Testdaten).

Was besprecht ihr nach dem Fest gemeinsam?

Die Stationsauswertung listet alle drei Ausgaben mit Mengen und Bestellwert: Ausschank 6 Artikel · 24,00 €, Kaffee & Kuchen 6 · 15,00 €, Küche 5 · 20,50 €. Die Spalte ist Bestellwert, kein Zahlungseingang. Für Beiträge und Kosten braucht es eigene Aufzeichnungen.

Beobachtung: Mengen pro Station: Ausschank 6× 24,00 €, Kaffee & Kuchen 6× 15,00 €, Küche 5× 20,50 €; bearbeitete Bestellungen je Ausgabe getrennt.
Nächster Prüfschritt: Im Festausschuss festlegen, welche Zahlen aus Bierblock stammen und welche aus Kasse und Belegen.

Stationsauswertung mit Mengen und Bestellwerten für die Ausgaben Ausschank, Kaffee & Kuchen und Küche — Eine Rückschau für alle Gruppen – Gesprächsgrundlage, keine Abrechnung zwischen Vereinen (Testdaten).

Arbeitsmittel

Aushang fürs gemeinsame Festteam

Füllt den Aushang vor dem Fest aus und hängt ihn an den Ausgaben auf. Die rechte Spalte sagt, was geklärt ist, wenn das Feld ausgefüllt ist.

Beispiel (Testdaten): Ausschank, Küche und Kaffee & Kuchen – alle in einem Event, jede Ausgabe mit dem Zugang ihrer Gruppe (Feuerwehr, Musikverein, Kirche).

Schritt oder Eintrag	Punkt	Geklärt, wenn …
Schritt oder EintragEvent-Verantwortung	Event-Verantwortung: PunktEine Person mit Konto, die Produkte und Zugänge pflegt	Event-Verantwortung: Geklärt, wenn …Das Team weiß, wer Einladungen und Änderungen macht
Schritt oder EintragAusgaben	Ausgaben: PunktName je Ausgabe, z. B. Ausschank, dazu der Gruppen-Zugang	Ausgaben: Geklärt, wenn …Jede Position ist genau einer Ausgabe zugeordnet
Schritt oder EintragHelferzugang	Helferzugang: PunktLink oder QR-Aushang, Name und PIN je Helfer:in	Helferzugang: Geklärt, wenn …Alle Helfer:innen kommen auf die Aufnahmegeräte
Schritt oder EintragRückfragen	Rückfragen: PunktAnsprechperson je Ausgabe und Ersatzweg bei Ausverkauf	Rückfragen: Geklärt, wenn …Niemand muss bei einer fremden Gruppe nachfragen
Schritt oder EintragÜbergabe	Übergabe: PunktOffene Karten bei Schichtwechsel gemeinsam durchgehen	Übergabe: Geklärt, wenn …Nächste Schicht sieht Tisch, Nummer und Status
Schritt oder EintragAbrechnung	Abrechnung: PunktWelche Zahlen aus Bierblock kommen, welche aus Kasse und Belegen	Abrechnung: Geklärt, wenn …Die Rückschau wird nicht als Vereinsabrechnung gelesen

Die Tabelle lässt sich horizontal verschieben.

Eingaben werden nicht gespeichert. Druckt den ausgefüllten Aushang vor dem Neuladen aus oder notiert die Werte separat.

Vorteile auf einen Blick

Das erleichtert euch Bierblock

Mehrere Gruppen arbeiten in einem verantworteten Event
Jede Ausgabe sieht nur ihre zugeordneten Positionen
Offene Arbeit beim Schichtwechsel gemeinsam übergeben
Stationsrückschau als Gesprächsgrundlage nach dem Fest

Fiktives Beispiel

Beispiel aus dem Festalltag

Beispiel: Dorffest mit drei Gruppen

Ein fiktiver Festausschuss organisiert das Dorffest. Die Feuerwehr übernimmt den Ausschank, der Musikverein die Küche, die Kirchengemeinde Kaffee und Kuchen. Eine Person aus dem Ausschuss hält das Event und lädt zwei Mitorganisator:innen mit eigenen Konten ein; die Helfer:innen der drei Gruppen bekommen Name und PIN. Am Festabend nimmt Anna von der Feuerwehr an Tisch 12 eine gemischte Runde auf: ein Bier, eine Bratwurst, ein Stück Kuchen. Jede Ausgabe sieht nur ihre Position, alle drei tragen dieselbe Bestellnummer. Beim Schichtwechsel geht jede Gruppe ihre offenen Karten durch. Nach dem Fest liest der Ausschuss die Stationsauswertung gemeinsam und gleicht sie mit Kasse und Belegen ab. Alle Namen, Zeiten und Preise sind Testdaten.

Häufige Fragen

Was Veranstalter oft fragen.

Alles zur Einrichtung, Nutzung und zu den Kosten.

Können mehrere Vereine ein Event gemeinsam nutzen?: Ja, mehrere Gruppen können in einem gemeinsam verantworteten Event arbeiten. Legt vorher fest, wer das Event mit Konto verwaltet, welche Personen als Mitorganisator:innen eingeladen werden und welche Helfer:innen einen PIN erhalten. Ein Event bleibt eine Verantwortung mit einem Konto.
Trennt eine eigene Station die Vereine voneinander?: Nein. Eine Station ist eine Ausgabe innerhalb des Events, kein eigenes Konto und keine getrennte Abrechnung. Wenn ein Verein eigene Daten und eigene Verantwortung braucht, ist ein eigenes Event der passende Weg.
Was dürfen Mitorganisator:innen?: Sie melden sich mit ihrem eigenen Konto an und sehen die Seiten, die der Owner für sie freigibt, etwa Monitor, Tische, Bestellungen oder Auswertung. Einladen, entfernen und Berechtigungen ändern bleibt beim Owner. Helfer:innen mit PIN sind davon getrennt.
Wie bekommen Helfer:innen Zugang?: Der Event-Verantwortliche teilt den Helfer-Link oder den QR-Aushang aus. Helfer:innen geben ihren Namen und ihre PIN ein und sind sofort im Event. Die PIN ist ein Bedienzugang; sie berechtigt nicht zur Verwaltung des Events.
Ist die Stationsauswertung eine Abrechnung zwischen den Vereinen?: Nein. Sie zeigt erfasste Mengen und Bestellwerte je Ausgabe. Beiträge, Kosten, Bargeld und Gewinn stehen nicht darin; dafür braucht es eigene Aufzeichnungen. Die Auswertung ist eine gemeinsame Gesprächsgrundlage, keine Vereinsabrechnung.
Was passiert beim Schichtwechsel?: Offene, laufende und fertige Positionen bleiben an der Ausgabe sichtbar. Geht die Karten beim Wechsel gemeinsam durch und klärt, wer sie übernimmt. Einen automatischen Schichtwechsel gibt es nicht; die Übergabe bleibt eine Absprache im Team.

Prüft eure Gruppen mit einer Testrunde

Nehmt eine gemischte Runde an einem Tisch auf und prüft, ob jede Ausgabe nur ihre Position sieht. Die öffentliche Demo ist kostenlos; eigene Demo-Events sind auf 20 Bestellungen je Event begrenzt.

Demo ohne Anmeldung öffnen Eigenes Test-Event zusammenstellen

Ohne Konto beginnen. Zum Speichern registrieren. Eigene Demo-Events erlauben bis zu 20 Testbestellungen.

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